讓你知道企業(yè)會議的2大核心問題！
2022-02-25 長青智業(yè) 閱讀:560次
會議，在當下已經成了貶義詞，什么該死的會議，垃圾會議，無聊的會議等等，仿佛成了過街老鼠，人人喊打！會議之于組織，就像吃喝拉撒于人，是件非常稀松平常的事情！作為一個組織的管理人員，如果說出“假如不用開會，我會更加熱愛我的工作”，就如同播音員說“假如不用背臺詞，我會更加喜歡我的工作”，如同運動員說“假如不用天天訓練，我會更加熱愛這項運動”等等，很荒唐，對嗎？誠然，目前許多企業(yè)的會議召開形式和內容出現(xiàn)了一些問題，典型的現(xiàn)象有：冗長、沉悶、一言堂、發(fā)散、低效、不落地等等，這不是會議本身出了問題，而是會議召集的人或是企業(yè)導向出了問題，因此而錯殺會議，“會議”豈不冤枉？！的確，目前花在會議上的時間大部分是被浪費了，但解決辦法不是停止開會，而是改善會議。如果一個管理團隊有8個人，本來大家一起45分鐘說清楚的事情，由于不開會，為了讓所有人信息同步，必須一對一溝通，這樣就需要有28個一對一的交流，這樣花去的時間會少嗎。人們往往抱怨會議浪費的時間，但是從沒有人會統(tǒng)計一一私下找人交流所花費的時間，如果一對一拍板不下來，再來一個一對二，二對二......恐怕到那時，人人都會懷念會議的好了。目前會議普遍開得最大的問題：一是沉悶，大家提不起勁；二是冗長，且沒有效果。所以必須對癥下藥，尋根溯源，徹底解決其中真正存在的問題。
這是因為在這種會議上，缺乏各種有效沖突，言論往往被領導壓制了，即所謂的一言堂會議。
這屬于一個企業(yè)或組織的文化和價值觀問題，這個企業(yè)組織氛圍喜歡聽喜不聽憂，管理層沒有兼聽則明的胸懷。不管是同級團隊，還是下屬成員，會議氛圍不允許讓每一個人暢所欲言的說出自己的真實想法。當會場出現(xiàn)部下說出一些問題，對一些管理問題進行批判時，領導顯得很不耐煩，認為這不屬于他們的職責，他們不應該質疑上級的指令和規(guī)定。領導不能真心站在對方角度、立場上認真傾聽，認為執(zhí)行力第一，其余其次。員工是明白人，一看見領導嫌惡的表情和不痛不癢的話語，敢說的以后也不說了，想要說的也將意見悶在心里不再表達，久而久之企業(yè)形成報喜不報憂的氛圍。會議開到這份上，領導負有不可推卸的責任，因為他沒有想好好去挖掘同事們的一些好的想法，要么領導怕沖突，避免緊張局面；要么領導一言堂，認為自己能夠全控。一個有價值的會議，一定是意見紛呈，爭論不斷，有水平的領導會恰如其分的引導和激發(fā)重要的、有建設性的理念沖突，這樣才能使與會者保持高度關注，最終才能導出更好的決策。大家經常在電視中看到一場訴訟，雙方律師唇槍舌戰(zhàn)，交鋒異常激烈，但這卻是法官樂于看到的，因為只有這樣，才能不會放過一個細節(jié)和疏漏，最終的判決才會更加公正。我們大家看到此景，也會報以會心的一笑，但是事情到了自己頭上，卻怎么就走樣了呢。法官都不怕，一個組織的領導在怕什么呢？回避值得爭論的議題和分歧，不但會使會議變得無聊，而且注定會使議題得不到有效解決，因為與會人，人人都沒有走心。大家普遍都有沮喪感，這種情緒經常會在事后以無意義的私人矛盾或政治斗爭的形式表現(xiàn)出來，有些東西，得學學大禹治水，宜疏不宜堵。即使天天開會的政府、協(xié)會組織，也有做的好的。唐朝有敢犯顏直諫的魏征，唐太宗在魏征死后曾說：夫以銅為鏡,可以正衣冠；以古為鏡,可以知興替；以人為鏡,可以明得失。朕常保此三鏡,以防己過，今魏征殂逝,遂亡一鏡矣!這句話充分表明了魏征在領導唐太宗心目中的位置，實現(xiàn)貞觀之治也就不足為奇了。大家在電視上應該經?？吹接h會上，首相發(fā)表言論時有時聽到臺下噓聲一片，議員們可以隨時、直接表達不滿的意見，也算是另一種形式的紅紅臉吧。在追求卓越的過程中，遇到沖突很正常，爭論過程不是戰(zhàn)爭，其目標不是說服對方他錯你對，而是發(fā)掘事實。這個過程中誰講話有權威不應當有長幼尊卑之分，而是看誰的邏輯站得住腳。作為企業(yè)，如果任由問題回避的負面情緒在組織中蔓延，導致組織退化和腐敗，難免讓人覺得這個企業(yè)的管理層有得過且過之嫌。
會議從時間上劃分，有日會、周會、月會、季度會、年會等；從形式上劃分，有當前事務會，有周策略會，有月戰(zhàn)略會，有季或年總結會；從內容上劃分，有計劃會，有生產會，有營銷會，有質量會，有回款會，有經營分析會，有安全會，有培訓會，有預算會，有文體活動會等等。會議召集者，想立即解決組織中存在的所有問題，他們在會議室，坐上2-3個小時甚至5-6個小時一一過堂，預算開支、庫存壓降、并購、供應商戰(zhàn)略、新客戶策略、激勵方案、品牌定位、項目計劃等。不僅會議內容異常發(fā)散，而且與會者有可能一時收不住嘴，從戰(zhàn)略說到工序，從工裝治具說到并購，想法很好，不幸的是，這只會讓會議變得低效冗長，所有人困在那里，所有人都不滿意。那將是一場災難，因為開會的成本極高，都是一幫頂尖薪酬者。所以在日本、韓國一些企業(yè)，會議都會有一個會議主持人，他會適時又不失禮貌的中止一些發(fā)散者的話題，促進會議向正確的方向邁進。物以類聚人以群分，會議也有它的一套規(guī)則，即會議內容和會議形式應該匹配，什么會議說什么事。第一是日溝通會，它溝通匯報的應是昨、今和明天的事情，譬如車間的班前會，大家站立一排，通報昨天發(fā)生的問題，安排今天的工作，預告明天的計劃，使大家信息同步，目標一致。對于一些管理團隊，也可以借用這種站立通報的會議形式，每一個人最長60秒扼要通報今天的工作事項，沒有要說的不要說，不是每個人必須發(fā)言，會議整體時間嚴格控制在10分鐘以內，個別復雜事項會后單獨說，不要占用其他人時間。第二是周策略會，它溝通匯報的應是上周、本周和下周的事情，這個會議優(yōu)先處理周事務，涉及中、長期戰(zhàn)略和不緊急事務可以安排在月度會議上討論。周工作會議可以討論生產發(fā)貨情況，質量問題情況，對于快消行業(yè)，還要關注庫存、回款和物料供應情況等等。第三是月度戰(zhàn)略會，這個應該討論、決策中短期戰(zhàn)略層面上的事務。譬如月度經營分析會，未來3個月產銷供協(xié)同會，資金需求預算會，營銷重大戰(zhàn)略會，新產品開發(fā)會等，討論的是重要而不緊急的事務，與周會議避開，是為了避免鳩占鵲巢，兩種事務都討論，都決策不好。月度會議時間最好控制在3-4個小時內，每個議題安排不低于1個小時，3-4個議題，如果議題實在太多，也可以安排一整天討論、決策，重大問題要充分溝通好。議題要提前發(fā)給與會者熟悉、思考，避免影響會議的有效性。第四是季度總結會，有兩次與半年會、年度會自然重合。在這種會議，以務虛為好，很多外企，將季度會議安排距離公司1個小時車程以外的酒店、會議中心召開，就是為了使大家放下手中繁瑣的日常事務，靜下心來說說自己工作上一些真實的想法和有建設性的建議，這種地方容易使人敞開心扉。譬如檢討戰(zhàn)略，說說行業(yè)趨勢，談談核心員工培養(yǎng)和提拔，團隊建設，企業(yè)文化和價值觀教育等，什么會議說什么事。會議時間最好控制在2天內，一般周五、六兩天，公私兼顧。即使垃圾，也是一種放錯了地方的資源。大自然創(chuàng)造萬事萬物，都是精心設計好的，沒有一項是多余的。會議，在今天日益變成一個貶義詞的當下，有必要為它正正名，會議本無錯，在乎采用人。
